Organización

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de unaempresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría [1].

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas,etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el presente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.

Tipos de Organigramas:

Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente clasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:


• Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman [2].


• Macroadministrativos: Involucran a más de una organización [2].


• Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado[2].


2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:


• Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas [3]. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones [3].
• Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3].


• Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3].


• Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación[3].


3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
• Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2].
  Ejemplo:
  
  
• Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización [2].
  Ejemplo:
  
  
4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:
• Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2].
  Ejemplo:
  
  
• Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2].
  Ejemplo:
  
  
• De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].
  
  
5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:
   
   
   • Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2].
     
     
   • Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente [2].
     
     
   • Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2].
     
     
   • De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos [2].
     
     
   • Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras [3].
     

   • Crear un organigrama

     Mostrar todo

     Si desea ilustrar las relaciones jerárquicas de su compañía u organización, puede crear un gráfico SmartArt que utilice un diseño de organigrama como, por ejemplo, Organigrama, o puede utilizar Microsoft Office Visio 2007 para crear un organigrama. Si dispone de Office Visio 2007, puede obtener más información acerca de cuándo Visio es la mejor forma de crear su organigrama.

     En este artículo

     • Descripción general de la creación de organigramas
     • Crear un organigrama
     • Agregar una forma al organigrama
     • Cambiar el diseño de dependencia del organigrama
     • Cambiar los colores del organigrama
     • Aplicar un estilo SmartArt al organigrama

     Descripción general de la creación de organigramas

     Un organigrama representa gráficamente la estructura administrativa de una organización, como los jefes de departamentos y los empleados de una compañía. Mediante un gráfico SmartArt en Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office Word 2007, puede crear un organigrama e incluirlo en la hoja de cálculo, presentación o documento. Para crear un organigrama fácil y rápidamente, puede escribir o pegar texto en el organigrama y después hacer que el texto se organice y coloque automáticamente.

     Cuando se agrega una forma de ayudante a un diseño de organigrama, como un Organigrama, una viñeta con una línea adjunta indica la forma del ayudante en el panel de texto.

     

     Aunque puede utilizar otros diseños jerárquicos para crear un organigrama, la forma del ayudante y los diseños colgantes sólo están disponibles con los diseños de organigrama.

     Para agregar un aspecto de calidad al gráfico SmartArt y depurarlo, puede cambiar los colores o aplicar un estilo SmartArt al organigrama. También puede agregar efectos como resplandores, bordes suaves o efectos 3D. En presentaciones de Office PowerPoint 2007 puede animar el organigrama.

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     Crear un organigrama

     1. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt.

     

     2. En la galería Elegir un gráfico SmartArt, haga clic en Jerarquía, haga clic en un diseño de organigrama (por ejemplo, Organigrama) y, a continuación, en Aceptar.
     3. Para escribir el texto, siga uno de los procedimientos siguientes:
     • Haga clic en una forma en el gráfico SmartArt y, a continuación, escriba el texto.

      NOTA   Para obtener un mejor resultado, utilice esta opción después de agregar todas las formas que desee.

     • Haga clic en [Texto] en el panel de texto y, a continuación, escriba el texto.
     • Copie texto desde otra ubicación o programa, haga clic en [Texto] en el panel de texto y, a continuación, pegue el texto.

     Si el panel de texto no está visible

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     Agregar una forma al organigrama

     1. Haga clic en el gráfico SmartArt al que desea agregar una forma.
     2. Haga clic en la forma existente que se encuentre más cerca de donde desea agregar la forma nueva.
     3. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el grupo Crear gráfico, haga clic en la flecha que hay bajo de Agregar forma y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

     

     • Para insertar una forma en el mismo nivel que la forma seleccionada pero a continuación de la misma, haga clic en Agregar forma detrás.
     • Para insertar una forma en el mismo nivel que la forma seleccionada pero delante de la misma, haga clic enAgregar forma delante.
     • Para insertar una forma un nivel más arriba de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma encima.

     La forma nueva toma la posición de la forma seleccionada y la forma seleccionada y todas las que haya directamente debajo de la misma bajan un nivel.

     • Para insertar una forma un nivel por debajo de la forma seleccionada, haga clic en Agregar forma debajo.

     La forma nueva se agrega detrás de las otras formas del mismo nivel.

     • Para agregar un asistente de forma, haga clic en Agregar asistente.

     El asistente de forma se agrega sobre las demás formas al mismo nivel en el gráfico SmartArt, pero se muestra en el panel de texto detrás de las otras formas en el mismo nivel.

     Agregar asistente sólo está disponible para el diseño de organigramas. No está disponible para diseños jerárquicos, como Jerarquía.

      NOTAS 

     • Aunque no se pueden conectar automáticamente dos formas de nivel superior con una línea en los diseños de organigrama como Organigrama, puede imitar este aspecto agregando una forma al gráfico SmartArt y, a continuación, dibujar una línea para conectar las formas.
     • Para mostrar una relación jerárquica de línea de puntos entre dos formas, haga clic con el botón secundario en la línea y, a continuación, haga clic en Formato de forma en el menú contextual. Haga clic en Estilo de líneay, a continuación, en el Tipo de guión que desee.
     • Para agregar una forma desde el panel de texto, coloque el cursor al principio del texto donde desea agregar una forma. Escriba el texto que desee en la forma nueva, presione ENTRAR y, a continuación, para aplicar la sangría a la forma nueva presione TAB, o aplicar sangría negativa, presione MAYÚS+TAB.

     Para agregar un asistente de forma, presione ENTRAR mientras selecciona un asistente de forma en el panel de texto.

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     Cambiar el diseño de dependencia del organigrama

     Un diseño de dependencia afecta al diseño de todas las formas debajo de la forma seleccionada.

     1. Haga clic en la forma del organigrama a la que desee aplicar un diseño de dependencia.
     2. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el grupo Crear gráfico, haga clic en Disño y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

     

     • Para centrar todas las formas por debajo de la forma seleccionada, haga clic en Estándar.

     

     • Para centrar la forma seleccionada sobre las formas que hay por debajo y organizar las formas que hay debajo horizontalmente con dos formas en cada fila, haga clic en Ambos.

     

     • Para organizar la forma seleccionada a la derecha de las formas que hay por debajo y alinear a la izquierda las formas que por hay debajo verticalmente, haga clic en Dependientes a la izquierda.

     

     • Para organizar la forma seleccionada a la izquierda de las formas que hay por debajo y alinear a la derecha las formas que hay por debajo verticalmente, haga clic en Dependientes a la derecha.

     

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     Cambiar los colores de organigrama

     Puede aplicar combinaciones de colores derivadas de los colores del tema a las formas del gráfico SmartArt.

     1. Haga clic en el gráfico SmartArt cuyo color desea cambiar.
     2. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el grupo Estilos SmartArt, haga clic en Cambiar colores.

     

     3. Haga clic en la combinación de colores que desee.

      SUGERENCIA   Al colocar el puntero sobre una miniatura, puede ver cómo afectan los colores al gráfico SmartArt.

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     Aplicar un estilo SmartArt al organigrama

     Un estilo SmartArt es una combinación de varios efectos, como estilo de línea, bisel o 3D, que se puede aplicar a las formas en el diseño del gráfico SmartArt para crear en un aspecto único y de diseño profesional.

     1. Haga clic en el gráfico SmartArt cuyo estilo SmartArt desea cambiar.
     2. En Herramientas de SmartArt, en la ficha Diseño, en el grupo Estilos SmartArt, haga clic en el estilo de gráfico SmartArt que desee.

     Para ver más estilos SmartArt, haga clic en el botón Más..